Tous les gestionnaires et dirigeants doivent maîtriser l’art de la délégation. Comprendre comment et quand attribuer des responsabilités aux autres est essentiel pour maintenir un haut niveau de productivité, tant au niveau personnel qu’organisationnel. Savoir déléguer est également essentiel pour un leadership efficace.
Apprendre à déléguer, c’est construire une équipe cohésive et efficace, capable de respecter les délais. De plus, savoir quand et comment déléguer du travail réduira votre charge de travail, améliorant ainsi votre bien-être au travail et votre satisfaction au travail. Malheureusement, beaucoup de dirigeants ne savent pas comment déléguer correctement ou hésitent à le faire.
Dans ce guide, vous découvrirez ce qu’implique réellement la délégation, comment elle profite à votre équipe et comment déléguer des tâches avec succès.
TABLE DES MATIÈRES
L’importance de la délégation
La peur de déléguer
Délégation par rapport à l’allocation
Comment déléguer efficacement le travail (Guide étape par étape)
1. Savoir quand déléguer
2. Identifier la meilleure personne pour le poste.
3. Dites et vendez pour obtenir l’adhésion du membre.
4. Soyez clair et précis au sujet du travail.
5. Soutenez vos employés
6. Montrez votre appréciation
Mettre la délégation en pratique
L’importance de la délégation
Un leader efficace sait comment déléguer. Lorsque vous déléguez une partie de votre travail, vous libérez votre temps et obtenez plus de résultats sur une base quotidienne. Une délégation efficace favorise également la productivité au sein d’une équipe en tirant parti des compétences existantes de ses membres et en leur permettant de développer de nouvelles connaissances et compétences en cours de route. Il en résulte une équipe plus souple qui peut partager les rôles lorsque le besoin s’en fait sentir1.

Lorsque vous êtes prêt à déléguer, vous favorisez un climat de confiance et de confiance. Vos actions envoient un signal clair : en tant que leader, vous faites confiance à vos subordonnés pour atteindre les résultats souhaités. Par conséquent, ils en viendront à vous considérer comme un leader sympathique et efficace qui respecte leurs compétences et leurs besoins.
La délégation n’a pas pour but d’aboyer des ordres et d’espérer que votre personnel s’aligne. Le travail d’un gestionnaire est d’obtenir le meilleur de ceux qui sont sous sa supervision et, ce faisant, de maximiser la productivité et le profit2.

Voici un exemple de mauvaise délégation :

Une délégation soigneuse aide à identifier et à capitaliser sur les forces et les faiblesses uniques des membres de l’équipe. La délégation stimule également l’engagement des employés, car elle prouve que les gestionnaires sont intéressés à tirer parti de leurs talents3.

La peur de déléguer
La délégation stimule la productivité, mais tous les gestionnaires ne sont pas disposés ou capables de déléguer.4 Pourquoi ? Voici quelques raisons courantes:5

Ils peuvent être mécontents de l’idée que quelqu’un d’autre puisse obtenir le crédit pour un projet.
Ils sont peut-être disposés à déléguer en principe, mais craignent que leur équipe ne soit pas en mesure d’assumer un degré accru de responsabilité.
Ils peuvent soupçonner que leur personnel est déjà surchargé de travail et hésiter à alourdir leur fardeau.
Ils peuvent soupçonner qu’il est plus simple et plus rapide de faire une tâche eux-mêmes.
Ils n’aiment pas l’idée de laisser tomber les tâches qu’ils aiment faire.
Ils craignent que s’ils délèguent des responsabilités, leur propre gestionnaire conclura qu’ils ne peuvent pas gérer leur charge de travail.
Délégation par rapport à l’allocation
La plupart des gens pensent que délégation et allocation sont synonymes, mais il y a une distinction importante à faire entre les deux.6

Lorsque vous affectez une tâche, vous demandez simplement à un subordonné d’exécuter une action spécifique. Vous leur dites ce qu’ils doivent faire, et ils le font – c’est aussi simple que cela. D’autre part, la délégation implique le transfert d’une partie de votre propre travail à une autre personne. Ils ne reçoivent pas seulement un ensemble d’instructions. Ils sont plutôt placés dans un rôle qui exige qu’ils prennent des décisions et qu’ils soient tenus responsables des résultats.7

Alors, quelle est la meilleure façon de déléguer le travail pour combattre la peur de la délégation, constituer une équipe efficace et travailler plus rapidement ?
Comment déléguer efficacement le travail (Guide étape par étape)
1. Savoir quand déléguer
En comprenant combien de contrôle vous devez maintenir sur une situation, vous pouvez déterminer la meilleure stratégie pour habiliter les travailleurs. Il y a 7 niveaux de délégation qui offrent aux travailleurs différents degrés de responsabilité.
Cette courte vidéo explique ces niveaux et offre des exemples de cas où il est approprié d’utiliser chacun d’entre eux :

La délégation se fait le long d’un spectre. Le niveau de délégation le plus bas se produit lorsque vous dites aux autres ce qu’ils doivent faire. Il offre peu d’occasions pour les employés d’essayer de nouvelles approches. La forme de délégation la plus habilitante se produit lorsque vous êtes en mesure de céder la majeure partie de votre contrôle sur le projet à l’employé.
Savoir déléguer du travail vous aide à comprendre comment mettre les gens en contact avec des tâches qui tirent le meilleur parti de leurs talents. Lorsqu’il est bien fait, il garantit que vous obtiendrez le meilleur résultat final.8

Lorsque vous décidez comment déléguer du travail, posez les questions suivantes :
Faut-il que vous soyez responsable de cette tâche, ou quelqu’un d’autre peut-il la mener à bien ?
Est-ce que cela nécessite votre attention pour réussir ?
Ce travail aidera-t-il un employé à développer ses compétences ?
Avez-vous le temps d’enseigner à quelqu’un comment faire ce travail ?
Vous attendez-vous à ce que des tâches de cette nature se reproduisent à l’avenir ?
2. Identifier la meilleure personne pour le poste.
Vous devez passer le flambeau au bon membre de l’équipe pour que la délégation puisse travailler. Votre objectif est de créer une situation dans laquelle vous, votre entreprise et l’employé vivent une expérience positive.
Pensez aux compétences des membres de l’équipe, à leur volonté d’apprendre, à leur style de travail et à leurs intérêts. Ils seront en mesure d’effectuer le travail plus efficacement s’ils sont capables, coachables et intéressés. Dans la mesure du possible, donnez à un employé l’occasion de mettre en valeur ses forces.
Les travailleurs inexpérimentés peuvent avoir besoin de plus de conseils que les anciens combattants chevronnés. Si vous n’avez pas le temps de préparer le nouvel employé pour qu’il réussisse, il n’est pas juste de lui déléguer.
Vous devez également tenir compte du degré d’occupation de vos employés. La dernière chose que vous voulez faire est de submerger quelqu’un en lui donnant trop de responsabilités.
3. Dites et vendez pour obtenir l’adhésion du membre.
Une fois que vous avez trouvé la personne parfaite pour le poste, vous devez quand même l’amener à assumer la nouvelle responsabilité. Faites-leur savoir pourquoi vous les avez choisis pour le poste. 9 Lorsque vous montrez aux autres que vous soutenez leur croissance, vous bâtissez une culture de confiance. Les employés qui voient les tâches déléguées comme des opportunités sont plus susceptibles d’être investis dans le résultat.
Lorsque vous travaillez avec de nouveaux employés, exprimez votre volonté d’offrir un soutien continu et une rétroaction. Pour les employés chevronnés, tenez compte de leurs réflexions et de leurs expériences.
4. Soyez clair et précis au sujet du travail.
Il est essentiel d’expliquer aux employés pourquoi le projet est nécessaire, ce que vous attendez d’eux et le moment venu.10 S’ils savent ce que vous attendez d’eux, ils seront plus enclins à livrer la marchandise.
En établissant des attentes claires, vous les aidez à planifier la façon d’exécuter la tâche. Définissez des jalons de projet pour que vous puissiez vérifier l’avancement du projet sans microgestion. Si votre employé a de la difficulté à respecter un jalon, il a encore le temps de corriger le cours avant que le produit final ne soit dû.
Ce type de reddition de comptes est couramment utilisé dans les universités. Si les étudiants ne connaissent que la date d’échéance et les exigences de base pour terminer les principaux travaux de recherche, ils pourraient reporter le travail à la onzième heure. De nombreux programmes exigent que les étudiants rencontrent des conseillers chaque semaine afin d’obtenir des conseils, d’aborder la structure et de mettre au point leurs méthodes avant la date limite. Ces mesures permettent aux élèves de réussir tout en leur donnant l’espace nécessaire pour produire de grandes œuvres.
5. Soutenez vos employés
Pour voir les meilleurs résultats possibles de la délégation, vos subordonnés ont besoin de ressources et de soutien de votre part. Connectez-les avec de la formation et du matériel pour développer des compétences qu’ils n’ont pas déjà.11 Cela peut prendre plus de temps au début pour rendre les ressources disponibles, mais vous gagnerez du temps en faisant faire le travail correctement. Pour les tâches récurrentes, cette formation s’avère payante à plusieurs reprises.
Parfois, les employés ont besoin d’aide pour voir ce qu’ils font bien et comment ils peuvent s’améliorer. Donner et recevoir de la rétroaction est une partie essentielle de la délégation. C’est aussi une bonne façon de surveiller les tâches déléguées en tant que leader. Bien que vous puissiez suivre l’avancement des tâches, vous n’êtes pas en train de microgérer les employés.
Tout au long du projet, demandez périodiquement à vos employés s’ils ont besoin de soutien ou d’éclaircissements. Expliquez clairement que vous leur faites confiance pour faire le travail et que vous voulez créer un espace pour qu’ils puissent poser des questions et donner leur rétroaction. Cette rétroaction vous aidera à affiner la façon dont vous déléguez le travail.
6. Montrez votre appréciation
Pendant les vérifications périodiques, reconnaissez tous les gains que vous avez vus sur le projet jusqu’à présent. Reconnaissez que vos employés progressent vers l’objectif. Le principe du progrès énonce à quel point il est important de célébrer les petits gains pour garder les employés motivés.12 Les travailleurs seront plus efficaces et dévoués s’ils savent que vous remarquez leurs efforts.
Reconnaître les employés lorsqu’ils réussissent bien les aide à comprendre la qualité du travail que vous attendez d’eux. Cela les incite à vouloir travailler à nouveau avec vous sur des projets futurs.
Mettre la délégation en pratique
Maintenant que vous savez exactement ce que signifie la délégation et les techniques pour déléguer efficacement le travail, vous êtes dans une position idéale pour rationaliser vos tâches et accroître la productivité de votre équipe.
Déléguer, c’est accorder l’autonomie et l’autorité à quelqu’un d’autre, allégeant ainsi votre propre charge de travail et construisant une équipe bien équilibrée et bien utilisée.
La délégation peut sembler compliquée ou effrayante, mais cela devient beaucoup plus facile avec le temps. Commencez par déléguer quelques décisions aux membres de votre équipe au cours de la semaine ou des deux semaines suivantes.