Aujourd’hui est votre jour de chance, car je vais vous révéler comment j’ai aidé mon équipe à accomplir plus de choses en moins de temps grâce à la puissance de la priorisation correcte.
Quelques minutes passées à lire cet article pourrait littéralement vous faire économiser des milliers d’heures sur le long terme. Alors, commençons.
Chacun des membres de mon équipe a un tas de tâches qu’il doit accomplir chaque jour ouvrable. De plus, la plupart de leurs tâches sont liées à la créativité puisque nous sommes un éditeur de contenu.
Malgré les nombreuses tâches à accomplir, notre équipe est toujours en mesure de rester créative et de travailler en vue d’atteindre nos objectifs.
Comment pouvons-nous gérer cela ? Grâce à la méthode des balances – une méthode de productivité que j’ai créée il y a plusieurs années.
Comment prioriser et travailler 10 fois plus vite avec la méthode Scales.

L’une de nos nouvelles rédactrices en chef est venue me voir l’autre jour et m’a dit qu’elle avait du mal à s’acquitter des nombreuses tâches qu’elle devait accomplir et des délais qu’elle devait constamment respecter.
À la fin de chaque journée, elle avait l’impression d’avoir fait beaucoup de choses, mais souvent elle n’arrivait pas à trouver des idées créatives et à faire publier des articles avec succès. D’après ce qu’elle m’a dit, il était évident qu’elle se sentait dépassée et qu’elle était de plus en plus frustrée de ne pas atteindre ses objectifs malgré le fait qu’elle faisait des heures supplémentaires la plupart des jours.
Après avoir écouté mes conseils – et je l’ai initiée à la méthode des balances – elle a immédiatement connu une augmentation spectaculaire de la productivité, qui ressemblait à ceci :
Elle pourrait produire trois fois plus d’idées créatives pour des articles de blog.
Elle pouvait publier tous ses articles à temps.
Et elle pouvait finir tout son travail à l’heure tous les jours (plus d’heures supplémentaires !).
Curieux de savoir comment elle a fait ? Lisez le guide étape par étape :
1. Réservez 10 minutes pour la planification.
Lorsqu’il s’agit de s’attaquer aux problèmes de productivité, il est logique de planifier avant d’agir. Cependant, ne vous impliquez pas dans la planification au point de vous y laisser piéger et de ne jamais aller au-delà de la première base.
Ma recommandation est de vous donner une période de temps spécifique pour la planification – mais de la garder courte. Idéalement, 10 ou 15 minutes. Cela devrait suffire pour penser à votre plan.
Utilisez ce temps pour :
Regardez le tableau d’ensemble.
Pensez à l’objectif actuel et à la cible dont vous avez besoin ou que vous voulez atteindre.
Exposez toutes les tâches que vous devez faire.
2. Alignez vos tâches avec votre objectif.
C’est l’élément central qui rend la méthode des balances efficace.
Ça marche comme ça :
Jetez un coup d’œil à toutes les tâches que vous faites et examinez l’importance de chacune d’entre elles. Plus précisément, mesurer l’importance d’une tâche en fonction de son coût et de ses avantages.
Par coût, je fais référence à l’effort nécessaire par tâche (y compris le temps, l’argent et les autres ressources). L’avantage est la mesure dans laquelle la tâche peut contribuer de près à votre objectif.

Pour vous faciliter la tâche, j’ai énuméré ci-dessous quatre combinaisons qui vous permettront de déterminer rapidement et facilement la priorité de chacune de vos tâches :
Faible coût + Avantage élevé

Faites d’abord ces tâches parce qu’elles sont simples à accomplir, tout en vous aidant à vous rapprocher de votre objectif.
L’approbation d’une œuvre d’art créée pour une brochure de vente correspondrait probablement à cette catégorie. Vous pourriez facilement décider si vous avez aimé l’œuvre d’art ou la mise en page, mais votre décision d’approuver déclencherait la production de la brochure et les avantages commerciaux subséquents de l’envoyer à des clients potentiels.
Coût élevé + Avantage élevé

Décomposer la tâche coûteuse en tâches plus petites. En d’autres termes, divisez la grande tâche en mini-tâches qui prennent moins d’une heure à accomplir. Ensuite, réévaluez ces petites tâches et établissez leur niveau de priorité.
Imaginez que l’on vous demande de rédiger un plan de lancement de produit pour un nouveau supplément de protéines en poudre sans journal intime. Au lieu d’essayer d’écrire le plan en une seule séance – essayez d’écrire les différentes sections à des moments différents (par exemple, passez 30 minutes à écrire l’introduction, une heure à écrire le corps du texte et 30 minutes à écrire la conclusion).
Faible coût + Faible bénéfice

Cette combinaison devrait être votre priorité la plus basse. Accordez-vous 10 à 15 minutes pour accomplir cette tâche ou placez ce genre de tâches entre deux tâches précieuses pour faire une pause utile.
Ce sont probablement des tâches nécessaires (p. ex., des tâches routinières comme la vérification des courriels), mais elles ne contribuent pas beaucoup à l’atteinte de l’objectif souhaité. Gardez-les en bas de votre liste de priorités.
Coût élevé + Faible bénéfice

Vérifier si ces tâches sont vraiment nécessaires. Pensez à des façons de réduire les coûts si vous décidez que l’achèvement de la tâche est nécessaire.
Par exemple, des outils ou des systèmes peuvent-ils aider à accélérer l’exécution de la tâche ? Dans cette catégorie, vous trouverez probablement des choses comme la vérification et la mise à jour des feuilles de calcul des contacts commerciaux. Cela peut être une chose fastidieuse et longue à faire sans faire d’erreurs. Cependant, il existe de nombreuses applications qui peuvent rendre ce processus instantané et transparent.
Maintenant, pour en revenir à la rédactrice en chef dont j’ai parlé plus tôt, jetons un coup d’œil à sa liste de tâches quotidiennes typiques :

Après avoir écouté mes conseils, elle a décomposé la tâche High cost+ High benefit en tâches plus petites. Ses tâches ressemblaient alors à ceci (par ordre de priorité) :

Et pour la tâche de promotion d’articles sur différentes plates-formes, après avoir passé en revue ses avantages, nous avons décidé de nous concentrer sur la plate-forme la plus efficace seulement – réduisant ainsi considérablement le coût en temps associé.
3. BONUS TIP : S’attaquer aux tâches avec des délais.
Une fois que vous aurez évalué vos tâches, vous connaîtrez l’importance de chacune d’entre elles. Cela vous donnera immédiatement une image cristalline sur les tâches qui vous aideraient à accomplir plus (en termes d’atteinte de vos objectifs). Parfois, cependant, vous ne serez pas en mesure de décider de la priorité de chaque tâche parce qu’il y aura des échéances fixées par des parties externes comme les gestionnaires et les agences.
Que faire dans ces cas-là ?
Eh bien, je suggère qu’après avoir considéré l’importance et les valeurs de vos tâches actuelles, alignez la liste avec les échéances et ajustez les priorités en conséquence.
Par exemple, plongeons à nouveau dans le monde de l’éditeur.
Certains des articles qu’elle a édités devaient être publiés à des dates précises. La méthode des échelles le permet, et dans ce cas, sa liste de tâches modifiée ressemblerait à ceci :

Avec un peu de chance, vous pouvez maintenant voir à quel point il est facile d’évaluer l’importance des tâches et comment les classer dans des listes de priorités.
La méthode des balances est différente de tout ce que vous avez essayé.
En adoptant la méthode des balances, vous commencerez à prioriser correctement votre travail et, surtout, à augmenter votre productivité jusqu’à 10 fois !
Et contrairement à d’autres méthodes qui n’expliquent pas vraiment comment décider de l’importance d’une tâche, ma méthode vous aidera à décomposer chacune de vos tâches en deux parties : les coûts et les avantages. Ma méthode vous aidera également à prendre des mesures de suivi en fonction de différentes combinaisons de coûts et d’avantages.
Commencez dès maintenant en consacrant 10 minutes à l’évaluation de vos tâches quotidiennes communes et de la façon dont elles s’alignent avec vos objectifs. Une fois que vous aurez cette information, il sera très facile de placer vos tâches dans une liste de priorités. Il ne vous reste plus qu’à commencer votre prochaine journée de travail en suivant votre nouvelle liste.
Croyez-moi, une fois que vous commencerez à utiliser la méthode des balances, vous ne voudrez plus jamais retourner à vos anciennes méthodes de travail.